Communote 3.0 – die neue Art der internen Kommunikation

Ich arbeite bei einem Unternehmen, was sich voll und ganz der neuen internen Kommunikationskultur namens Enterprise 2.0 verschrieben hat. Und zwar nicht nur in der Beratung nach außen, sondern auch intern.  Dafür benutzen wir ein Tool, was auch hier entwickelt wurde. Communote ist ein Enterprise Microblogging Tool und ich bin jetzt seit etwas mehr als 3 Monaten diesem System „verfallen“, und zwar im positiven Sinne. Nun mag der ein oder andere denken, boah, jetzt macht der Schleichwerbung für ein eigenes Produkt. Ja, da hat derjenige Recht. Nur mit dem Unterschied, dass ich nicht schleichend Werbung betreibe, sondern ganz offen :-) Ich finde Communote einfach nur genial, auch wenn es wie alles Systeme nicht perfekt ist und auch die ein oder andere Macke hat.

Aber fangen wir von vorn an. Was hat sich denn geändert, seit ich Communote nutze.

1.) Ich bekomme wesentlich weniger E-Mails als früher

Wenn man im Agentur-Business arbeitet, dann sind 100 Mails und mehr pro Tag keine Seltenheit. Die einzigen Mails, die ich jetzt noch bekomme, kommen von außen, von Lieferanten, Werbern oder Kunden. Und hier und da auch noch einmal ausnahmsweise eine Mail von innen, wobei das meistens nur Weiterleitungen sind. Das schafft einen freien Posteingang und stresst damit weit weniger als es ein proppevolles Postfach macht.

2.) Ich kann Diskussionen einfach verfolgen

Bei 100 Mails pro Tag wird es dann richtig lustig, wenn sich in den Mails noch Diskussionen entspinnen und die Anhänge immer länger werden. Wenn dann noch jemand die Betreff-Etikette missachtet und zu einem Betreff einen anderen Inhalt formuliert, dann wirft man schon mal schnell das Handtuch bei dem Versuch, die Mail sinnvollerweise einzusortieren.

Das gibt’s nun nicht mehr, weil wie bei Twitter oder Google+ ein Beitrag vom Autor einem Thema zugeordnet wird und alle Kommentare chronologisch unter diesen Post gehängt werden. So kann man jeder Diskussion auch im Nachhinein verfolgen und weiß, wer was zu dem Thema gesagt hat. Informations-Chaos und Informations-Lecks gibt es nicht mehr.

3.) Ich weiß, was die anderen machen und fühle mich gut informiert

Wie oft hatte ich in der Vergangenheit das Gefühl, total unwissend zu sein, was die anderen Projekte in der Firma angeht. Man würde zwar gern mal nach links und rechts schauen, um zu sehen, was die anderen machen, aber da ist nichts, was man erblicken könnte, da alle Teams in sich gekapselt kommunizieren. Klar ist jedes Unternehmen bestrebt, so transparent wie möglich nach innen zu sein. Auf Dauer scheitert oftmals diese Art der aktiven Mitarbeiterinformation wegen:

• keine Zeit
• vergessen
• verschoben

Jetzt weiß ich, was noch so im Unternehmen passiert, denn ich kann mir die Themenblogs und Nachrichten-Streams der anderen Teams und Mitarbeiter anschauen, wann ich will. Es gibt jetzt keine festgelegten Zeitpunkte mehr, wo die Mitarbeiter eine „Druckbetankung“ über alle Projekte und Themen im Unternehmen bekommen und dann sowieso nur die Hälfte mitnehmen.

4.) Ich kann mich in Diskussionen einklinken

Manchmal hat man in der Vergangenheit zu sich gesagt: „hätte ich nur eher davon gewusst, dann hätte ich was beitragen können“. Dieses hätte-wenn-dann gibt’s nun nicht mehr, denn wenn ich etwas sehe, zu dem ich etwas beitragen kann, dann tue ich es einfach. Eine kleine Einschränkung muss ich da allerdings machen: man muss nicht zu jedem Post seinen Senf dazugeben, auch wenn man es könnte. Eine gewisse Verhältnismäßigkeit muss man schon an den Tag legen, um es sich mit den Kollegen nicht zu verscherzen. Transparenz ist ein Segen, aber auch eine Gefahr, wenn man es übertreibt.

5.) Ich kann Dinge vorantreiben

Nicht immer kann und will man Dinge im Alleingang entscheiden, sondern ich hole mir auch gern einmal Feedback ein. Dabei ist es ganz hilfreich, wenn man nicht nur eine Person hat, die man mit dem Feedbackgeben beansprucht, sondern wenn man gleich von mehreren, auch unbeteiligten Mitarbeitern, vollkommen neutrales Feedback bekommt. Während ich dazu früher eine Mail geschrieben und auf die Beantwortung gewartet habe, teile ich das jetzt per Post und den entsprechenden @-Mentions mit. Wenn bis zum festgesetzten Zeitpunkt nichts kommt, dann kann ich davon ausgehen, dass es so okay ist. (Melden macht frei hat mein Stuffz beim Bund immer gesagt). Meist gibt es aber entweder ein Like, bei Communote ein „Mögen“ oder einen Kommentar, mit dem ich dann arbeiten kann. Das erleichtert Feedbackschleifen ungemein und beschleunigt viele Dinge, die ich dann auch schneller vorantreiben kann.

6.) Ich kann mir permanent Wissen einverleiben

Jeder hat doch in seinem Unternehmen Leute, die für ihn selbst wichtig sind. Sei es als Ideengeber, als Brainstormer oder auch als Fundus für News und Fakten. Wenn jeder diese offene Art der Kommunikation zelebriert, dann ist es für mich ein Leichtes, mit dem „Following“ von Themen oder Personen meinen eigenen Horizont zu erweitern. Und wenn dann noch die #-Hashtag-Regel eingehalten wird, ist Communote nicht nur eine Kommunikationsplattform, sondern auch eine Wissensdatenbank. So kann ich mir meinen persönlichen Know-How-Feed zusammenstellen, ähnlich einem RSS-Feed-Aggregator, der mir auch nur die Inhalte der Blogs und Seiten anzeigt, deren RSS-Feed ich abonniert habe.

7.) Ich kann mir die Informationen dann holen, wenn ich es will

Wie oft habe ich die Outlook-Benachrichtigungsfunktion verflucht, die mir just immer in Momenten intensivsten Nachdenkens Mails offeriert hat. In dem Moment ist man raus aus dem Gedankengang und beschäftigt sich erst einmal mit der Mail mit dem dringenden Vorsatz, entweder das nächste Mal Outlook zu schließen oder zumindest die Benachrichtigung auszuschalten. Oft bleibt der gute Vorsatz aber auch ein solcher, bis zum nächsten Mal, wenn es wieder pingt „Sie haben Post“.

Jetzt schaue ich dann ins Tool, wenn ich bereit für neue Informationen bin. Und die Markierung an den von mir abonnierten Themen zeigt mir, wo es was zu lesen gibt. Direkte Taggings von meinem Account bekomme ich natürlich auch angezeigt und kann die dann zuerst verarbeiten. Natürlich macht es Sinn, die Benachrichtigungsfunktion per Mail von Communote anzupassen. Sonst macht es trotzdem weiter jedesmal ping „Sie haben Post“ :-)

Ein Tool ohne Fehl und Tadel? Gibts nicht!

Da wären wir auch schon bei einem Manko angelangt. Diese ganzen coolen Sachen funktionieren natürlich nur, wenn man selbst bereit ist, Inhalte zu produzieren und wenn die anderen natürlich auch ihren Teil dazu beitragen. Das bedeutet natürlich auch von Anfang an ein klares Statement für oder wider dieser Form der internen Kommunikation von Seiten der Geschäftsleitung. Communote und alle anderen Social Intranet System funktionieren nur dann, wenn es ausdrücklich erwünscht ist, ja erbeten wird. Es darf dann keine Mehrgleisigkeit geben, sonst verpufft der Effekt ganz schnell und man kehrt zum alten Trott zurück. Transparenz ist nicht jedermanns Sache, das ist klar. Deshalb kann man beispielsweise auch die Sichtbarkeit von Themen einschränken oder Personen per Direct Message anschreiben.

Fakt ist auch, dass Communote in der Version 3.0 schon recht mächtig geworden ist und damit auch nicht mehr bedingungslos intuitiv. Man muss sich also schon erst einmal damit beschäftigen und sich daran gewöhnen.

Hat man aber die wichtigsten Features erst einmal intus, macht es echt einen Heiden-Spaß :-)

Im Übrigen haben wir dazu auch ein kleines Produktvideo produziert, was ich jedem empfehle, der jetzt schon leicht gespannt auf Communote ist.