Eine Veranstaltung muss nicht immer nach Schema F ablaufen und vor allem nicht immer in einen PowerPoint-Krieg ausarten. Begrüßung, Vortrag 1-5, Verabschiedung, Ende. Mittlerweile haben sich eine Vielzahl von Formaten etabliert, welche das starre Konstrukt eines Events auflockern und vor allem auch die Teilnehmer mit einbeziehen. Speziell letzteres ist eine gute Möglichkeit, aus einem normalen Event ein unvergessliches zu gestalten. Ich möchte hier ein paar Formate nennen und kurz erklären, um was es sich dabei handelt. Und vielleicht findet so der ein oder andere ja eine Anregung für die nächste Veranstaltung.

Das BarCamp

Das Dresdner MobileCamp findet nun schon seit 6 Jahren in genau diesem Format statt. Jeder Teilnehmer kann auch Referent sein. Alle machen mit und jeder bringt sich ein. Wenn das Event floppt, hat nicht der Veranstalter schuld, sondern die Teilnehmer, die sich nicht eingebracht haben.

Ablauf:

  • Begrüßung
  • Jeder Teilnehmer stellt sich kurz vor – selbst bei 200 Personen dauert die Vorstellungsrunde nur 30min und jeder bekommt so die Chance, den anderen gleich einmal kennen zu lernen
  • Sessionplanung – jeder kann eine Idee für eine eigene Session vorschlagen, dann wird abgestimmt. Finden sich genügend Interessen, wird der Vorschlag in den Sessionplan aufgenommen, zeitlich eingetaktet und los geht
  • Session – jeder Sessionleiter ist für die eigene Session verantwortlich. Ob mit PowerPoint-Präsentation, am Flipchart oder Tafel, oder komplett frei .. die Ausgestaltung obliegt jedem selbst. Reine Selbstvermarktung ist verpönt, ebenso wie Monologe.

Vorteil:

  • geringerer Planungsaufwand für Referenten und Agenda
  • sehr dynamisch und frisch
  • stärkste Einbeziehung der Teilnehmer

Nachteil:

  • keine vorherige Planungssicherheit bzgl. Qualität und Quantität der Sessions

Hier eine herrliche Zusammenfassung über das Wesen eines Barcamps :-)
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Der Round Table

Zu verschiedenen Events, zum Beispiel auf dem SPSD2014, haben wir dieses Format bereits getestet und für gut befunden. Der Round Table ist ein Element innerhalb einer klassischen Vortragsveranstaltung. Es werden 3-5 Themen vorher ausgewählt (je nach Anzahl der TN), welche dann in einzelnen Diskussionsgruppen diskutiert werden.

Ablauf:

  • Bekanntgabe der Diskussionsrunden / Themen zu Beginn der Veranstaltung
  • Jeder Teilnehmer sucht sich das für ihn passende Thema aus
  • Gruppen treffen sich dann zur Diskussion
  • Veranstalter stellt für jeden Round Table den Moderator, der in der Regel auch den initialen Impuls für die Diskussion gibt

Vorteil:

  • Wahlmöglichkeit für die Teilnehmer
  • kleine Gruppen, daher intensiver Austausch
  • offenes Format, daher auch Wechsel zwischen den Gruppen möglich

Nachteil:

  • Intensität der Diskussion von Teilnehmern abhängig
  • gute Vorbereitung seitens des Moderators, aber kein Monolog

Der Open Space

Auch dieses Format habe ich bereits bei Veranstaltungen wie dem CCD2013 eingesetzt. Der Open Space ist quasi eine Mischung aus Round Table und BarCamp im Rahmen eines klassischen Events. Er wird in der Regel als letzer Programmpunkt durchgeführt, da er etwas Vorbereitung bedarf.

Ablauf:

  • Sammlung der Themenvorschläge von allen Teilnehmer im Laufe der Veranstaltung an einem Board
  • Abstimmung über die Themenvorschläge zu Beginn des Open Space
  • Auswahl von 4-6 Themen, je nach Teilnehmeranzahl
  • Interessenten treffen sich in Gruppen zur Diskussion
  • Ideengeber des Themas avanciert zum Moderator
  • Nach Ablauf der vorgegebenen Diskussionszeit wird Ergebnis schriftlich zusammengefasst und dann vor allen Teilnehmern vorgestellt

Vorteil:

  • Auflockerung des klassischen Events
  • direkte Einbeziehung und Beteiligung durch die Teilnehmer
  • Rahmen wird durch Veranstalter vorgegeben, ansonsten freie Entfaltung der Teilnehmer

Nachteil:

  • Abhängig vom Engagement der Teilnehmer
  • Relevanz und Richtung der Themen wird nicht vorgegeben
  • Ergebnis kann sehr unterschiedlich ausfallen

Das World Cafe

Ich selbst habe noch kein World Cafe ausgerichtet, aber bereits an einigen teilgenommen. Es ist etwas an das Speed-Dating angelehnt und wird auch oft als Programmpunkt in ein klassisches Event eingebaut. Es ähnelt dem Round Table, wobei die Teilnehmer die Themen nicht wechseln können, sondern müssen.

Ablauf:

  • Veranstalter gibt Themen für Diskussionsgruppen vor
  • in der Regel werden Tische dafür vorbereitet, an denen dann diskutiert wird
  • Teilnehmer können sich zu Beginn den ersten Tisch aussuchen
  • In einer vorgegebenen Zeit wird zu dem Thema diskutiert
  • danach wird das Ergebnis kurz vorgestellt
  • die Teilnehmer wechseln die Tische/Themen oder der Moderator nimmt das Thema mit zum nächsten Tisch
  • die Diskussion beginnt erneut

Vorteil:

  • hohe Dynamik, da Zeit je Diskussionsrunde begrenzt ist
  • viele Meinungen und damit eine sehr gute durchschnittliche Qualität der Diskussionen
  • auch für große Events mit vielen Teilnehmern geeignet, da Anzahl Themen variabel

Nachteil:

  • Wechselzwang und daher möglicherweise auch Teilnahme an weniger interessanten Themen

Sicherlich gibt es noch eine Vielzahl mehr Formate. Welche fallen Euch noch ein?

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Jan Pötzscher


Speaker, Blogger, Dozent / Social Media Nerd seit 2006 / Experte für Online Marketing, SEO und Social PR


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