Es dürfte mittlerweile bekannt sein, dass ich seit 2011 das MobileCamp in Dresden mit organisiere und 2013 den gleichnamigen Verein mit gegründet habe. Zeit, um einmal zurückzuschauen und die Frage zu beantworten, warum ich das eigentlich mache. Schließlich kostet die Organisation solch einer Veranstaltung mit mehr als 300 Teilnehmern jedes Jahr doch viel Zeit und auch Energie. Aber der Beitrag soll auch kurz und knapp zusammenfassen, wie man so ein Barcamp organisiert und vielleicht auch eine Hilfestellung an diejenigen sein, die sich mit dem Gedanken tragen,auch ein Barcamp aus dem Boden zu stampfen.
Die Frage nach dem „Warum“ ist schnell beantwortet: Es macht Spaß, es ist eine willkommene Abwechslung zum Job und der Erfolg bestätigt mich jedes Jahr, weiterzumachen. Und dann ist natürlich der Verein, das Team, was über die Jahre gewachsen ist und sich immer auch ein wenig verändert. Das alles trägt dazu bei, das ich immer wieder auf´s Neue „Bock“ habe, die Zeit dafür aufzubringen. Natürlich hilft der Rückhalt in meiner Familie auch, denn vor allem in den letzten 4 Wochen vor dem Event und am MobileCamp-Wochenende hat man doch arg viel um die Ohren.
Nach nun mittlerweile dem sechsten MobileCamp, was ich mit organisiert habe, weiß man schon recht genau, was und wie und mit welchem Vorlauf anzupacken ist.
Die Location
Nach der Terminfindung, die immer als erstes stattfinden muss und mindestens ein halbes Jahr vor dem Event geschieht, braucht es die geeignete Location. Wir haben mit der TU Dresden einen idealen Partner gefunden, der nicht nur die Räumlichkeiten, sondern auch die technische Infrastruktur bereitstellt. Freies und funktionierendes WLAN für alle Teilnehmer: das schaffen nicht einmal die großen Events der Branche wie re:publica oder next :-) obwohl auch die in den letzten Jahren besser geworden sind.
Die Sponsoren
Mein Sponsoring-Team ist immer zuerst gefragt, wenn es um die Orga geht. Denn ohne Geld läuft auch beim MobileCamp nichts. T-Shirts wollen bezahlt werden, das Catering und viele diverse Kleinigkeiten, die sich bei so vielen Teilnehmern dann doch summieren. Auch wenn wir jedes Jahr ungläubig angeschaut werden, weil kein Teilnehmer auch nur 1ct bezahlen muss, bleiben wir dem Credo weiterhin treu: Das MobileCamp bleibt kostenlos für die Teilnehmer und wird ausschließlich über Sponsoren finanziert. Es hilft ungemein, dass man sich über die Jahre einen guten Ruf aufgebaut hat. Das „Klinkenputzen“, was in den Anfangszeiten noch an der Tagesordnung war, gehört glücklicherweise heute der Vergangenheit an. Für diese Offenheit und das Engagement der Sponsoren bin ich unglaublich dankbar – spart es doch jede Menge Zeit und Nerven. Ab Oktober/November werden dann Sponsorenverträge gemacht und Rechnungen geschrieben.
Finanzamt und Steuern
Da sind wir auch schon beim Thema: Als Kassenwart muss ich mich zwangsläufig auch um steuerliche Belange kümmern, die Buchhaltung machen und dafür sorgen, dass das Finanzamt nichts auszusetzen hat. Hier hat die Vereinsgründung 2013 sehr geholfen, da wir seit dieser Zeit ordentliche Rechnungen schreiben dürfen. Da wir uns noch innerhalb der Kleinstunternehmerregelung als Körperschaft bewegen, dürfen wir allerdings keine Umsatzsteuer ausweisen. Das vereinfacht jedoch auch die buchhalterischen Anforderungen, die das Finanzamt an uns stellt. Nichtsdestotrotz muss man einiges dazulernen und sich mit steuerlichen Gesetzmäßigkeiten auseinandersetzen.
Catering
300 Menschen wollen über zwei Tage von früh bis abends versorgt werden. Das bedeutet auch, dass man sich zeitnah um die richtigen Partner für Frühstück und Mittagessen kümmern muss. Nicht nur die Qualität muss passen, auch die Zuverlässigkeit. Denn wenn von 13 bis 14 Uhr Mittagspause ist, dann muss das Essen auf den Punkt da sein. Hier pflegen wir auch den langfristigen und vertrauensvollen Kontakt zu Caterern. Denn wenn es funktioniert, sind wir als Verein auch treu :-)
Dieses Jahr haben wir Samstag erstmals den Foodtruck von Sir Mampfelot beauftragt und waren von der Qualität sehr angetan – unsere Teilnehmer ebenso. Natürlich muss man bei so einem Event versuchen, alle möglichen Geschmäcker zufrieden zu stellen. So fragen wir bei der Registrierung ab, ob jemand Vegetarier oder Veganer ist. Auch die Nutzung von umweltfreundlichen Pappbechern anstelle von Plastebechern ist uns wichtig und wurde von einigen Jahren von der Community auch eingefordert.
T-Shirts
Manche Barcamp verlangen einen Obolus für die Event-Shirts – bei uns gibt’s die nach wie vor kostenfrei. Wir haben auch den Anspruch, jedes Jahr ein neues Design zu kreieren, was die Shirts so langsam auch zu Sammlerobjekten macht. Übrigens, die Shirts, die doch übrig bleiben, verstauben nicht in einem Keller, sondern werden dann an KiTas oder soziale Einrichtungen verteilt. Gleiches gilt auch für Reste an ungeöffneten Getränken. So versuchen wir auch einen kleinen sozialen Beitrag zu leisten.
Rahmenprogramm
Natürlich wird auf dem MobileCamp gefachsimpelt, sich ausgetauscht und es werden Kontakte geknüpft. Aber darüber hinaus wollen wir den Teilnehmern Gelegenheit bieten, über den Tellerrand zu schauen und vielleicht auch einmal neue Tools, Techniken und Trends selber auszuprobieren. So können wir seit einigen Jahren parallel zu den Sessions Workshops anbieten, die meist auch den ganzen Tag laufen. Samstag Abend darf natürlich die obligatorische After-Barcamp-Party nicht fehlen, die je nach Wetterlage mal unter freiem Himmel oder in einer nahen Lokalität ausgetragen wird.
Des Künstlers Lohn ist der Applaus – so ist es bei uns auch. Und so freuen wir uns immer ganz besonders, wenn Teilnehmer oder auch Sponsoren sich in Nachbetrachtungen lobend über das MobileCamp äußern!
Die tolle Location, die liebevolle Organisation und die entspannte Atmosphäre machen dieses BarCamp für uns immer wieder zu etwas Besonderem. (FlyActs)
Nach guten acht Stunden endete unser Tag schließlich gegen 18:30 Uhr und wir traten die Heimreise an. Danke für dieses tolle Barcamp und die super Organisation. (Heimnetzen)
Insgesamt war es für mich ein echt gelungenes BarCamp. Ich kann es auch für alle #NichtEntwicklerin empfehlen, denn man kommt automatisch ins Plauschen über die neusten technischen Spielereien. Ich freue mich jetzt schon auf die 10. Ausgabe des Mobile Camps. (SEO-Küche)
Endlich nach Hause. Hut ab zum Orgateam und vielen lieben Dank! MobileCamp 2017 war (meine Meinung) ein super Erfolg! Bin begeistert #mcdd17
— David Wasser (@dwass) 2. Mai 2017
Danke @mobilecamp für die Organisation des #mcdd17, alle Session-Hosts und Sponsoren. Es war wieder toll. Freue mich schon auf #mcdd18.
— Gregor@GKM (@gkm_me) 1. Mai 2017
Vielen Dank an das @mobilecamp Team für die großartige Organisation des #mcdd17 pic.twitter.com/QyGwnlBrHv
— Oliver Guhr (@oliverguhr) 30. April 2017